Votre PME industrielle souhaite déployer un ERP ? Nous avons interviewé 400 usines et voici les 6 erreurs essentielles à éviter

Chez Bonx, nous visitons des usines toutes les semaines, dans le but d’observer au plus près les problématiques que rencontrent les PME industrielles. Dans une PME en croissance, vient toujours une phase où la question se pose de « déployer un ERP ».

Que ce soit dans le but de pouvoir suivre la production en temps réel, réduire les non-qualités, avoir une visibilité sur ses marges et j’en passe, le lancement d’un « projet ERP » peut apparaître comme un mal nécessaire, passage obligatoire pour amener l’entreprise au niveau suivant.

Nous avons interviewé plus de 150 PME industrielles, et avons pu réunir les 5 points qui ont rendu leur projet ERP catastrophique.

"Après que la société soit rachetée à notre grand-père par un investisseur, celui-ci a tenté d'implémenter SAP... résultat la boîte a fait faillite ! Du coup, quand mon frère et moi avons repris l'affaire, nous y sommes allés progressivement" - Responsable de production d'un constructeur de meubles

Erreur #1 - Faire un projet

Les ERPs traditionnels sont périmés dès la première seconde où vos équipes les utilisent réellement. Pourquoi ?

A part Bonx, tous les ERPs se déploient sous la forme de projets d'au minimum 12 mois. Enfin, ça c’est la durée prévue au début, et cela finit généralement par un projet de plutôt 24-36 mois.

En 36 mois, votre entreprise en croissance va largement évoluer, ainsi que les problèmes qu’il vous faudra résoudre pour passer à la phase suivante.

Or si on considère  la durée de déploiement de 24-36 mois, entre le moment où vous commencerez votre projet et le moment où vous l’aurez terminé, les besoins couverts par l’outil seront déjà vieux de 2-3 ans.

C’est aussi un très bon moyen pour les vendeurs d’ERP pour vous fidéliser, car il vous faudra immédiatement lancer de nouveaux chantiers, engloutissant au passage votre budget IT.

Si on pousse la réflexion plus loin, cela signifie que lorsque vous partez sur un ERP traditionnel, votre IT a systématiquement plusieurs années de retard sur les besoins actuels. Je vous laisse imaginer l’impact que cela a sur votre entreprise.

Donc n’oubliez pas, les “projets” de déploiement sont l’ennemi #1 de vos objectifs.

Votre but est de créer de l’impact maintenant. Pas de préparer des logiciels à un horizon de 3 ans.

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Erreur #2 - Considérer que l’ERP relève de la compétence unique des DAF/CFO et les laisser en charge du projet

Historiquement, les ERPs ont été poussés par les directeurs financiers, car les ERPs restent et demeurent un formidable outil financier, comptable, et de contrôle de l'exécution des processus.

Aujourd’hui, le risque de laisser la finance piloter la mise en place de ce type d’outils est d’oublier les besoins opérationnels (tout ce qui n’est pas financier ou contrôle) du terrain, de réduire la différenciation de l’entreprise par rapport à la compétition, et de passer à côté de gains opérationnels colossaux.

Les fonctions financières ont bien évidemment un rôle clé à jouer, car ce sont notamment vos experts en matière de pilotage, de cash et de métriques, mais il est vital de s’appuyer sur leur expertise sans pour autant oublier votre cœur de métier, l’usine.

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Erreur #3 - Accepter les « Best Practices » des ERPs

Les ERPs ont été conçus historiquement autour de la thèse suivante :

« Toutes les entreprises industrielles opèrent de manière similaire, indépendamment d’une entreprise à l’autre, avec des variations par secteur d’activité, et peuvent donc être représentées de manière similaire dans un ERP ».

En bref, un même moule pour tout le monde.

Il y a 20 ans, dans un monde où il suffisait de produire pour vendre, où Internet n’existait pas, et où le volume et la vitesse des échanges était 10 fois inférieurs à aujourd’hui, ceci était grosso-modo vrai. Il était possible d’assimiler n’importe quelle entreprise à quelque chose qui achète des matières premières, les transforment, les revendent.

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Ce n’est plus le cas aujourd’hui.

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La réalité, c’est que les marchés sont ultra compétitifs, et donc le moindre élément qui va différencier votre entreprise d’une autre, est nécessaire pour survivre et croître dans la durée (les économistes appellent cela « Création Destructrice »).

Or, si vous avez l’occasion (ou plutôt, la malchance) de parler à des vendeurs d’ERP, viendra toujours le moment où les mots magiques « Best Practices » apparaîtront.

Ce que cela veut dire? « Nous n’avons pas lu votre cahier des charges car nous pensons savoir mieux que vous quels processus doivent être déployés sur votre secteur d’activité, ils sont codés en dur dans l’ERP et ce sera à vous industriel de vous adapter. »

Autant dire qu’en tant qu’industriel, vous pouvez dire au revoir à votre différenciation si vous utilisez le même ERP qui vous force à travailler de la même manière que votre compétiteur.

Chez Bonx, vous n’entendrez jamais parler de « Best Practices », car nous savons que la réalité est tout autre aujourd’hui dans les usines. Vous définissez ce que vous jugez être le meilleur processus pour votre entreprise, et Bonx s’y adapte, pas l’inverse.

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Erreur #4 - Écouter le discours de la peur des vendeurs ERP

Je pense qu’un jour nous ferons un article avec toutes les pépites présentes dans les discours commerciaux d’ERPs traditionnels.

Je pense notamment à une des plus belles d’entre toutes :

“Vous avez besoin de quelque chose de solide pour votre entreprise, c’est l’avantage de <Remplacer par le nom d’ERP de votre choix>, c’est des technos solides et rigides, la base de données ne va pas s’effondrer du jour au lendemain”.

Autant dire que j’attends le jour où je verrais une “base de données s’effondrer” (si vous avez une explication de ce que ça veut dire, je suis preneur, car malgré 15 ans dans la tech je ne vois pas).

Plus sérieusement, le fait de souscrire à un ERP est généralement tellement coûteux et long, que les vendeurs sont obligés d’avoir recours à de tels arguments douteux pour faire passer la pilule.

Ne vous laissez pas impressionner, ces arguments ne reposent sur rien, et référez vous au #1 en haut de cette page.

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Erreur #5 - Faire longuement un cahier des charges hyper détaillé

Comme précédemment, la plupart des vendeurs d’ERP ne lisent pas les cahier des charges, en tout cas pas avec le niveau de détail que vous imaginez. Ce n’est (souvent) pas un manque de bonne volonté, mais :

1. A quoi cela servira t-il puisqu’ au final ce sera à vous de vous adapter à l’ERP et non l’inverse
2. Cela va plus vite de vous faire remplir leurs questionnaires standards à rallonge (auquel cas, fuyez),
3. Cela va plus vite de vous poser les questions directement.

Un document succinct capturant où vous en êtes, vos objectifs, quels sujets vous souhaitez résoudre pour les atteindre, et quelques informations clés sur l’actuel de l’entreprise (process de production, processus de prise & suivi de commande, différenciation) est largement suffisant pour démarrer les conversations, et vous permet de gagner en vélocité.

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Erreur #6 - Ne pas mettre vos opérateurs au centre du projet

La plupart des déploiements ERPs laissent un goût très amer à vos opérateurs.

Pourquoi ?

Car ce sont des projets poussés par la direction, où les opérateurs n’ont leur mot à dire que peu ou pas du tout. Généralement ils sont sollicités pendant la durée du projet pour des tâches sans aucun direct à court terme pour eux et ils ne découvrent l’ampleur des dégats à la fin du projet, quand tout est figé, lors  de coûteuses et longues séances de formation (qui sont aussi une bonne vache à lait des ERP traditionnels). Pourquoi voulez-vous qu’ils se sentent propriétaire de ce nouvel outil?

Car l’ergonomie des ERPs traditionnels est tout bonnement misérable pour les utilisateurs, qui non seulement est une charge mentale permanente mais aussi coûte une productivité significative (nous avons visité des usines où le goulot d’étranglement de l’usine était littéralement une saisie de donnée dans l’ERP).

Chez Bonx, nous sommes convaincus que ne pas construire votre projet en le centrant  sur les opérateurs est une erreur capitale. 90% de la donnée produite dans une usine vient de la production, 80% des gains à aller chercher se situent dans l’atelier. Et si pas de bras, pas de chocolat, alors pas d’usage, pas de donnée, pas d’ERP utile.

En écoutant vos opérateurs et en les impliquant au jour 0, dés la première phase d’identification des 2-3 sujets clés capables d’aller chercher de l’impact rapide, non seulement vous gagnerez en vitesse en traitant les vrais problèmes, mais cette approche sera aussi fortement appréciée par vos opérateurs. Vos équipiers seront moteurs de l’évolution de l’usine et “propriétaires” de cette nouvelle solution. Comme l’application aura un bon usage, vous aurez une bonne visibilité sur la donnée!

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Qu’en pensez-vous ? Est-ce que vous vous apprêtez à lancer un projet ERP ? Vous reconnaissez-vous ? N’hésitez pas à nous contacter pour en débattre sur contact@bonx.com.